Introdução:

O cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um processo crucial para corrigir erros ou ajustar transações. Compreender as regras e procedimentos envolvidos é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas.

Processo de Cancelamento:

O cancelamento da NFe pode ser realizado por diferentes módulos do sistema, dependendo da natureza da nota:

• Módulo Faturamento: Para notas de saída emitidas pela empresa.
• Módulos Compras/Estoque: Para notas de entrada recebidas da empresa.

Etapas do Cancelamento:

1. Acesso ao Módulo Adequado: Acesse o módulo Faturamento, Compras ou Estoque, de acordo com o tipo de nota que deseja cancelar.
2. Localização da Nota: Localize a nota fiscal que deseja cancelar utilizando os campos de pesquisa disponíveis.
3. Acionamento do Cancelamento: Inicie o processo de cancelamento seguindo as instruções do sistema.
4. Preenchimento dos Campos: Preencha os campos obrigatórios, como:
   • F3_DTCANC: Data e hora do cancelamento.
   • F3_OBSERV: Motivo do cancelamento, detalhando a situação que levou à necessidade da anulação.
5. Confirmação do Cancelamento: Confirme a operação de cancelamento, ciente das implicações fiscais.

Envio do Cancelamento à Sefaz:

Ao confirmar o cancelamento, o sistema automaticamente alimenta os campos F3_DTCANC e F3_OBSERV na NFe. Na próxima transmissão de NFe, o sistema enviará automaticamente o cancelamento para a Sefaz.

Validação pela Sefaz:

A Sefaz receberá o cancelamento e validará as informações. Se a nota cancelada existir em sua base de dados:

• Nota Cancelada: O status da nota será alterado para “CANCELADA”.
• Nota Inutilizada: Se a nota não for encontrada, ela será considerada “Inutilizada”.

Prazo para Cancelamento:

É fundamental observar o prazo de cancelamento definido pela Sefaz do seu estado. Cada estado possui um prazo específico, que geralmente varia entre 72 e 168 horas. Esse prazo pode ser configurado no parâmetro MV_SPEDEXC:

• Variável: MV_SPEDEXC
• Tipo: Numérico
• Conteúdo: X (onde X é o prazo em horas determinado pela Sefaz do seu estado para cancelamento da NFe. Ex: 168)
• Descrição: Prazo em horas para cancelamento da NFe conforme determinação da Sefaz de cada estado.

Após o Prazo:

A Sefaz não aceitará cancelamentos após o prazo estipulado. Tenha atenção para evitar perda de prazos e problemas fiscais.

Inclusão de 2 NFs com Mesmo Número/Série/Código/Loja:

Para evitar a geração de chave duplicada ao incluir uma segunda NFe com o mesmo número e série da primeira, siga estas orientações:

• Adicionando Zeros à Esquerda: Adicione um zero à esquerda do número da nota. Ex: se a série for “1”, utilize “01”.
• Aumentando o Tamanho do Campo (Opcional): Se o campo já estiver completo, utilize o configurador do sistema para aumentar seu tamanho e permitir a inclusão de mais dígitos.

Ressalvas Importantes:

• Quantidade de Zeros: Utilize apenas a quantidade de zeros à esquerda necessária para a gravação do documento fiscal.
• Numeração Padrão SPED: O padrão SPED recomenda 9 dígitos para numeração de documentos fiscais, mesmo que alguns clientes ainda utilizem 6 dígitos.

Contestação do Cliente:

Em caso de contestação por parte do cliente sobre a adição de zeros, solicite embasamento legal que demonstre a necessidade do procedimento. Reuniões dos departamentos fiscal, materiais e SPED não configuram embasamento legal suficiente.

Conclusão:

O cancelamento de NFe é um processo que exige atenção e cuidado. Siga as etapas descritas, observe os prazos e mantenha-se atualizado sobre as normas fiscais para garantir a correta gestão das suas notas fiscais eletrônicas.